Muchas veces hablamos del trabajo realizado por los diferentes equipos de Socorros y Emergencias, Intervención Social, Voluntariado, Formación, Comunicación, etc. en primera línea de acción durante la crisis provocada por el Covid-19, pero no tenemos que olvidarnos que muchas de estas áreas no podrían haber desarrollado su trabajo sin la infatigable labor de los compañeros y compañeras del área de Compras.
Una de las áreas que está en la sombra pero que ha realizado una labor titánica luchando a contrarreloj mañana, tarde y noche con presupuestos, stocks, cambios de última hora, etc. para que el resto de áreas pudieran estar en las mejores condiciones y con todo el material necesario para atender las necesidades de los y las más vulnerables.
Por esto hemos querido compartir unos momentos con Santiago Rodríguez, responsable del área de Compras. Para que nos contara cómo se vivieron esos momentos de tensión y presión durante el confinamiento, dando respuesta a todas las necesidades de los equipos.
Para quien no conozca el área de Compras, ¿Cuál es la función del área y cómo se compone el equipo?
La función principal del área de Compras se basa en gestionar todos los pedidos y la contratación de todos los servicios con los proveedores necesarios para el aprovisionamiento en todas las sedes de Cruz Roja en la Comunidad de Madrid.
En el área somos 6 personas. Por una parte tenemos una persona que es técnica de compras, cuya función es encargarse de atender los pedidos de materiales y de mercancía.
Tenemos a otra persona que lleva la parte de Servicios como, por ejemplo, la lavandería, la limpieza, transporte, desisectaciones, medios de transporte, caterings, etc.
También contamos con una persona que lleva la parte de facturación, tramitando que las facturas sean correctas. Hay otra persona que lleva la parte administrativa haciendo el seguimiento de los pedidos, comprobando que la mercancía llega en forma y tiempo a su destino, reclamaciones, etc.
Y hay otra persona que se encarga del mantenimiento del inventario de los bienes de movilizado, que tiene una aplicación propia para registrar todo lo que ocurre.
Y por último, tenemos a una persona que realiza una beca y nos ayuda, así como mi puesto como responsable del área.
En relación al Plan Responde, ¿Cómo adaptasteis el área de Compras para poder atender todas las necesidades que había a partir del estado de alarma? ¿Qué papel ha tenido dentro del Plan Responde el área de Compras?
En el momento en el que se declaró el estado de alarma e incluso antes, analizamos la situación y vimos que teníamos que dar prioridad absoluta al Plan Responde. Por ello, todo lo que entrara con esta etiqueta, todas las necesidades que nos llegaban desde las diferentes áreas y asambleas las teníamos que dar prioridad total desde el equipo.
«Cruz Roja ha estado en primera línea de acción y, desde Compras, hemos querido siempre estar a la altura para atender a todos los pedidos de nuestros compañeros y compañeras que estaban ahí.»
¿Cuáles han sido las principales necesidades y pedidos que os han transmitido los diferentes equipos de Cruz Roja en la Comunidad de Madrid dentro del Plan Responde?
Había dos grandes líneas. Desde el minuto 1, los EPIs y como producto estrella, la mascarilla, además de los geles hidroalcohólicos fueron lo que más nos solicitaron de cara al personal laboral y voluntario. Multiplicamos los pedidos por 100 para poder crear stock.
Por otra parte, el tema de los kits de alimentación y de higiene, que el área de Intervención social fue lo primero que nos pidió para poder trabajar en la emergencia. Estas dos líneas fueron los dos grandes caballos de batalla donde trabajar.
Por otro lado, otras necesidades tenían que ver con la contratación de proveedores homologados para profundizar en el servicio de limpieza de sedes y centros con las características y protocolos exigidos por Sanidad. Esto ha conllevado que nos hayamos coordinado con los compañeros de mantenimiento para trabajar con las desinfecciones por Covid-19, como algo excepcional.
¿Cómo ha sido la coordinación de Compras con otras áreas para poder ofrecer las mejores respuestas a las familias más vulnerables dentro de los diferentes dispositivos del Plan Responde?
Normalmente estamos muy coordinados con otras áreas y lo que hemos hecho ha sido intensificar esa relación y coordinación. Por ejemplo, con el área de Jurídicos para la contratación de servicios y hacer comparativas para el control presupuestario, con el área de Secretaría para la gestión de la burocracia que conlleva el hacer un macropedido, con el área de Económico-Financiero para todo el tema de facturación, etc.
Teníamos que trabajar muy bien mano a mano para poder hacer todas las gestiones lo más ágiles posibles como ha sucedido en la coordinación con el área de Intervención social. Ellos nos hacían los pedidos de manera urgente e inmediata y nosotros nos poníamos a trabajar rápido mientras estábamos en constante comunicación directa para poder resolver cualquier duda y evitar cualquier pérdida de tiempo.
¿Cuál ha sido el punto fuerte del área de compras que más ha destacado durante estos últimos 4 – 5 meses de pandemia?
El principal punto fuerte han sido las personas que formamos el equipo de Compras. Nos conocemos y hemos podido comprobar la implicación trabajando, por momentos, sin horario. El empeño ha sido de 10 para que el trabajo saliera. Hemos sentido esa unión para trabajar a tope sin parar y hemos sacado ese músculo de equipo para poder dar respuesta a todas las necesidades de los diferentes equipos. Había que conseguir las mascarillas, los alimentos, etc. y el equipo lo ha dado todo para hacerlo.
También quiero destacar la implicación con los proveedores habituales. El tener esa buena relación nos ha servido para que, en esta situación, al tener hilo directo, nos ayudaran a conseguir lo que necesitábamos.
La ayuda ha sido mutua porque a los proveedores también les ha ayudado mucho nuestra relación ya que, a ellos, esta situación les ha afectado mucho a nivel empresarial. Por tanto, la colaboración ha sido mutua y muy satisfactoria para ambos, sacando el trabajo adelante.
Desde tu punto de vista, ¿Cuál ha sido el momento de mayor dificultad del área de Compras durante todo este estado de alarma? ¿Qué ha sido lo más difícil de gestionar? Y por el contrario, ¿Lo más bonito?
La situación más complicada ha sido el aprovisionamiento de EPIs en relación a las mascarillas y geles hidroalcohólicos. Nosotros tenemos proveedores habituales a los que ya les comprábamos mascarillas, guantes, etc. antes de la pandemia. Pero con la llegada del estado de alarma, esos proveedores se vieron involucrados en la vorágine de demanda de estos productos, viéndose saturados como el resto de proveedores del mercado. Por ello, tuvimos que contactar con más de 80 proveedores diferentes buscando la opción más factible para los intereses de nuestra organización, consiguiendo el objetivo de tener un stock y de proveer a nuestros equipos con los medios adecuados. Nos sentimos muy orgullosos y orgullosas de ello porque hemos trabajado muy duro para poder conseguirlo.
Los kits de alimentación también han sido un caballo de batalla al tener que aumentar exponencialmente la demanda de alimentos y, como consecuencia, conseguir líneas de abastecimiento y suministros constantes para poder atender a nuestras necesidades en un tiempo récord cumpliendo las normativas y las burocracias correspondientes.
Hemos tenido que sobreponernos a la presión provocada por la situación para poder aprovisionar a los equipos que estaban en primera línea de acción. Si mal no recuerdo, para aprovisionar a los dispositivos de Las Tablas y Los Molinos nos pilló en Semana Santa. Estos dispositivos tenían que abrir en tiempo récord y, por tanto, nosotros teníamos que estar a la altura para que esos centros tuvieran todo lo necesario para su correcto funcionamiento. ¡Y lo conseguimos!
Por eso, cuando me preguntas qué ha sido lo más bonito, yo me quedo con eso. Que lo más bonito ha sido ir superando, cada día, los retos a los que nos íbamos enfrentando para poder ayudar a cada uno de los dispositivos y equipos que estaban en primera línea de acción. Ahora lo cuento con satisfacción, pero el trabajo vivido no se nos va a olvidar en la vida, ya que el esfuerzo ha sido máximo.
¿Cuál es el mayor aprendizaje que habéis sacado como área y como equipo de todo lo vivido en estos últimos 5 meses y que vais a incorporar en vuestra rutina del área a raíz de toda la situación vivida?
El principal aprendizaje que hemos sacado es que tenemos que estar preparados. Y lo hemos demostrado, que estamos preparados para pasar las situaciones de crisis, ya sea por una razón o por otra.
Nos hemos dado cuenta de que nuestra organización está preparada para poder sobreponerse a cualquier situación de crisis, ya sea sanitaria, inundaciones, huracanes, incendios, etc. Tenemos que tener los equipos formados y preparados. Eso y el trabajo del día a día, tal y como trabajamos en Compras, nos ha hecho poder estar a la altura en una situación como esta.
Para ti, a nivel personal, ¿Qué ha supuesto toda esta situación vivida y el papel que ha desarrollado Cruz Roja como entidad?
Ha sido una gran responsabilidad porque yo sabía que mucho trabajo de Cruz Roja se realiza gracias al apoyo de áreas como la nuestra.
Lo que nos va a quedar de cara al futuro es la experiencia de haber gestionado una situación como esta, ya que nos va a servir para poder trabajar mejor.
Santi siempre a la altura en el trabajo superando la dificultades con creces, y el equipo de compras estupendo, dando respuesta y soluciones y mostrando siempre la cara más amable y ayudando. Tenemos un gran departamento de compras.