Desde el área de Compras y Servicios nos anuncian que ya está en funcionamiento la aplicación de solicitudes de compra, con el nombre de Plataforma de Compras – Fullstep. Su acceso está instalado en la intranet, dentro del apartado Servicios Generales
Para ello, se dispone del módulo de Solicitud y también la integración de ésta con Gastos/Pedidos de Cruz Roja Española, que aglutina de forma automatizada los procesos conforme al Sistema de Calidad de Subvenciones y donaciones de Cruz Roja Española.
«Nosotros veníamos utilizando otra aplicación, pero ahora hemos trabajado con Oficina Central y con el proveedor Fullstep la posibilidad de implantar este sistema que sustituye al anterior. Con esta aplicación, todas los departamentos y oficinas locales pueden solicitar los pedidos. Es una herramienta y una interfaz más ágil y sencilla, que mejora la comunicación entre solicitantes, gestores y proveedores, así como facilitar la tramitación de pedidos», nos comenta Santiago Rodríguez, Responsable de Compras y Servicios de Cruz Roja en la Comunidad de Madrid.
«Aproximadamente gestionamos 4.000 pedidos anuales, somos la oficina autonómica que más pedidos recibe, por la gran actividad que abarcamos. Cruz Roja en la Comunidad de Madrid necesitábamos avanzar y tener a nuestra disposición un sistema que agilizara este proceso. Esta herramienta es idónea porque es muy completa, queda todo registrado: la documentación, genera informes, las estadísticas…»
Existen 3 diferentes roles con carácter general:
- Solicitantes: Personas de las áreas de conocimiento y departamentos/unidades que realizarán de forma habitual solicitudes. Por una restricción de licencias, formación y homogenización, se solicitó hace meses la identificación de personas referentes en cada área. Si es necesario ampliarlas, informad a Compras y darán de alta.
- Gestoras/es de compras: Personas dependientes funcionalmente del Departamento de Servicios Generales, que llevan a cabo el cumplimiento normativo de CRE en los procesos de compras.
- Autorizadores/as: Equipo directivo de Cruz Roja y responsables, aprueban los pasos que se dan en la aplicación.
«Ahora mismo estamos en una primera fase en la que se incluyen las solicitudes de compra, pero en un futuro incluirán otras opciones como las negociaciones con proveedores, que va a ser una especie de ‘Portal del proveedor’ muy útil para el departamento de Servicios Generales. Una de las novedades más importantes es que incorpora todos los flujos de aprobación y registros necesarios para cumplir con el sistema de calidad de gestión de las compras», prosigue Santiago.
En la pantalla de acceso a la aplicación, en la parte de abajo (Enlaces) disponéis del acceso a los diferentes manuales por rol que os pueden ayudar a crear las solicitudes de compras.
Igualmente, se han creado grupos por Microsoft Teams, donde facilitan la información necesaria para operar con la aplicación, incluyendo video-tutoriales muy sencillos que os pedimos que consultéis.
«Si surge cualquier incidencia durante este proceso que pudiese retrasar una solicitud, siempre tendremos un plan B para la gestión de las compras, ya que el sistema nuevo y el antiguo coexistirán durante un tiempo. La idea es que el lunes 15 todas las solicitudes se cursen por este nuevo medio.«, concluye Santiago.
Desde el departamento de Compras se ponen a vuestra disposición para resolver cualquier duda que podáis tener respecto a este sistema.
Esperamos que esta implantación ayude a todos y a todas a ser más eficaces y eficientes en la función de compras.
