Durante este mes de octubre se ha materializado uno de los proyectos en los que se han embarcado el área de Voluntariado de Cruz Roja Comunidad de Madrid en este 2020, para facilitar y adaptar la incorporación del voluntariado a nuestra entidad.
Se trata del lanzamiento de una plataforma que nace debido a la necesidad de agilizar el proceso de inscripción de los voluntarios y facilitar su incorporación a la asamblea local de Madrid. Este proceso no solo es una inscripción, sino un método en el que la persona interesada debe realizar una pequeña formación dinámica que consiste en la visualización de unos vídeos en los que se registran las respuestas que se dan en Cruz Roja Madrid en cada una de las áreas diferenciadas.
?ACCEDE A LA PLATAFORMA AQUÍ?
Víctor Quirós, director de Voluntariado de Cruz Roja Comunidad de Madrid, nos cuenta la génesis de esta iniciativa y cómo funciona: «Antes de la pandemia, habíamos visualizado esta necesidad en la asamblea local de Madrid. Casi el 50% del voluntariado que se quiere incorporar a nivel autonómico quiere hacerlo en la ciudad de Madrid, que en total supone más de 3.000 personas. El proceso de Madrid era una sesión informativa presencial y una entrevista personal presencial. Con la pandemia, este proyecto se prioriza teniendo en cuenta la situación y por ello, consideramos que era el momento de abordarlo y sacarlo adelante.»
Debido a la dimensión del proyecto, Voluntariado pidió la colaboración de muchas personas: «La local de Madrid se ha implicado desde el primer momento en la construcción del proceso junto a nuestro departamento. También todos los compañeros que recogen la actividad formativa para el área de Voluntariado. Y, por supuesto, el equipo autonómico de Marketing.»
Un equipo, el de Marketing, que ha trabajado para darle forma a la propuesta aportando diseños, gestionando la construcción de la web y el relato de la página. Marta de Lorenzo, técnica de Marketing, y Fidel Bueno, Responsable de Marketing, consideran que esta iniciativa abre un nuevo camino y supone un gran salto hacia adelante para la gestión del voluntariado en Cruz Roja.
La experiencia de la plataforma, en primera persona
Para conocer cómo es la experiencia para una nueva persona que quiere hacer voluntariado con Cruz Roja, hablamos con Javier Fernández, que nos cuenta cómo ha sido de útil para él conocer más sobre Cruz Roja y las posibilidades que abre la plataforma:
El trabajo en equipo entre Voluntariado y Marketing
Marta nos comparte algunos detalles del trabajo conjunto que han realizado las áreas de Marketing y de Voluntariado para elaborar los vídeos y la web, que ella misma ha locutado. «Trabajamos ambos departamentos en la elaboración y locución de los guiones para los vídeos que posteriormente enviamos al diseñador gráfico quien ‘dio vida’ a estos guiones dando lugar a los videos formativos. Queríamos que los vídeos inicial y final fueran de obligada visualización. Son imprescindibles para entender la organización, su estructura y el papel fundamental de una persona Voluntaria en ella. Además se indican los pasos a seguir si estas interesada/o en formar parte de Cruz Roja.»
Te dejamos el vídeo de bienvenida:
El resto de los vídeos hablan de las áreas en las que puedes elegir hacer voluntariado (Inclusión Social, Socorros y Emergencias, Infancia y Juventud, Empleo, Online, Áreas Transversales y Salud y Medio Ambiente). El usuario puede elegir de estos cuál ver según su interés, pero sin ser de obligado visionado a diferencia del inicial y final.
Explicación del proceso de incorporación
Una vez vistos los vídeos obligatorios la persona solicitante elige qué tipo de voluntariado quiere hacer:
- Ocasional: para lo que se le dirige a una landing en la que se explica en qué consiste este tipo de actividad. Rellena el formulario que está en la landing si está conforme con la actividad descrita y automáticamente queda registrado.
- Normal: en el que el solicitante lo que quiere es asumir un compromiso más periódico. Para ello es necesario pasar una entrevista por lo que se le dirige a una landing en la que aparecen las sedes de Madrid Local para que seleccione la que mejor le viene por cercanía. Una vez dentro de esa opción la persona solicitante rellena un pequeño formulario con sus datos de contacto y el área en el que está interesada y a continuación puede ver las distintas fechas disponibles para solicitar la entrevista. (Actualmente el mayor número de entrevistas que hay son en modalidad online por la situación COVID-19 pero también hay opción de ir presencial a la sede).
Este es el vídeo final en el que se indican los próximos pasos a seguir:
Una vez elegida la cita, la persona recibe un mail donde tiene la opción de cambiar y cancelar cita en caso de que no pueda asistir. Cuando se aproxima la fecha de la cita, la persona solicitante recibe un mail recordatorio con la fecha, hora y lugar de la entrevista.
«Todos estos ajustes descritos se fueron llevando a cabo día a día gracias a la comunicación fluida establecida entre el equipo de marketing y voluntariado. Sin la actitud proactiva de ambas partes no hubiera sido posible dar con un sistema tan bien establecido en el tiempo en el que se hizo.» nos comenta Marta, muy satisfecha de la gran coordinación y sintonía que han tenido el equipo de Marketing y Voluntariado para esta iniciativa.
Además, de cara al uso de la plataforma, desde Marketing han elaborado un pequeño dossier con los pasos a seguir para que las personas responsables en las sedes puedan configurar sus citas para entrevistas.
Por todo ello, queremos dar la enhorabuena al equipo de Voluntariado y Marketing por el trabajazo colaborativo que tiene como resultado unos vídeos geniales y una interfaz que seguro que va a llevarnos a agilizar los procesos con eficacia y aumentar el número de personas que quieran unirse a nuestro voluntariado.
