Una vez que tenemos el listado de personas voluntarias del proyecto tenemos que comprobar que se realiza la grabación de horas del voluntariado, que él o la Referente del Voluntariado en el Proyecto graba las horas y si se sigue el procedimiento establecido según Anexos.
Tener grabadas las horas de acción voluntaria es una responsabilidad de la persona Referente del Voluntariado del Proyecto y es un derecho de la persona voluntaria en cualquier momento.
El registro de la actividad de las personas voluntarias aporta rigor a nuestra intervención y capacidad de análisis estadístico, además de ser un requisito establecido en la Ley de Voluntariado, y que es cada vez más demandado por partners, financiadores/as, entidades colaboradoras, administración y auditorías, tanto internas como externas.
En nuestro territorio, hemos pasado por distintos escenarios, en los que se han ido priorizando distintas opciones para el registro y grabación de las horas realizadas por el voluntariado de la entidad en el desarrollo de acciones y respuestas ofrecidas. Las actividades siempre deben vincularse con el voluntariado que las realiza, pudiendo ser actividades de usuario/a, proyecto, entorno, voluntariado o personas sin datos personales (siempre y cuando el voluntario/a esté dado de alta en el proyecto y con el puesto de acción voluntaria asignado).
El registro de las actividades vinculadas a la persona voluntaria nos asegura la TRAZABILIDAD de los recursos asignados y la TRANSPARENCIA que perseguimos y nos caracteriza.
En el Anexo IV, podrás consultar y descargar el Manual específico de grabación a través de IMAP, GAV y el Manual específico desde RRHH (sólo para área de Formación, Desarrollo de la red territorial y Comunicación y Captación de Fondos)
Ver ANEXO IV – Procedimientos de Grabación de horas de voluntariado
Para facilitar la grabación en función de las actividades y los puestos de acción voluntaria que las desarrollan, las áreas de conocimiento y transversales cuentan con parrillas de grabación específicas para cada proyecto. Si tienes dudas sobre la parrilla de grabación, ponte en contacto con el área autonómica correspondiente.
Es recomendable obtener este informe en PDF debido a que es más visual y adecuado.
Este listado es muy importante ya que nos ofrece, además del número de personas voluntarias con horas realizadas, el número de voluntarios/as adscritos al proyecto, lo que nos permite evaluar la gestión del voluntariado que se está realizando.
Además, este listado permite valorar la media de horas de dedicación del voluntariado al proyecto, tanto individualmente como en conjunto; este dato es sumamente interesante ya que nos indica el nivel de participación e integración del voluntariado en la actividad.
Si el número de horas no coincide puede deberse a dos supuestos:
En el caso de tener en el proyecto voluntariado que no tienen horas grabadas y que no realizan actividad, se debe informar a Voluntariado de los ceses de actividad en el mismo.
Para identificar en un listado a las personas voluntarias sin horas grabadas y poder realizar un seguimiento de las mismas, se puede obtener el listado de la Aplicación de RR.HH.
Es importante mencionar, que es necesario realizar estas revisiones atendiendo también a la figura de las personas ASIMILADAS, que se apuntan a las actividades publicadas en la APP de Cruz Roja.
Cuando desde la organización movilizamos a la población a través de la publicación de necesidades concretas, las personas pueden:
En cualquiera de estos 3 supuestos, la aplicación les da de alta en el Plan/Programa/Proyecto definido para la respuesta, pero el cese, una vez terminada la actividad, habremos de darlo de forma manual; Por lo que es imprescindible, notificar también al área de voluntariado acerca de estas personas ASIMILADAS que no continúan y se deben cesar, y las que sí, para que se pueda gestionar su paso a voluntarias.