En el momento de la incorporación en el proyecto es importante conocer e identificar las motivaciones y expectativas en relación a la actividad a desarrollar. Además, hay que facilitar las tareas concretas a realizar, tiempo de dedicación, rol dentro del equipo y lugares de realización de la actividad y como se va a realizar el seguimiento de su participación en la actividad.
Previo a la incorporación a la actividad, desde el área de voluntariado se fomenta el Perfilado.
Se trata de una nueva estrategia para la movilización y captación del voluntariado interno de la entidad, que durante toda la experiencia de voluntariado nos permite ajustar las propuestas al perfil, disponibilidad y preferencias de las personas voluntarias, y que arroja información indispensable para la derivación del voluntariado a su/s área/s de actividad.
Poder conjugar las necesidades de la organización para la adaptación de nuestras respuestas, atendiendo a los gustos, preferencias y perfil del voluntariado, nos permite personalizar las propuestas para la activación, reorientación y movilización, favoreciendo la ampliación y/o modificación del compromiso de la acción voluntaria, pero también la rotación y un mayor conocimiento de la organización y sus respuestas.
Los tiempos de incorporación de nuevas personas voluntarias son muy importantes ya que, si se demora demasiado su incorporación, es posible que al final no se incorpore debido a que pierde su motivación inicial y buscará fuera de la institución otras opciones. Para ello es fundamental que en menos de una semana se incorporen en la actividad, una vez que se hayan sido derivadas al mismo por parte del área de Voluntariado. Para comprobar el estado de este proceso utilizamos el listado de derivaciones.
Desde la aplicación de RR.HH.:
En este listado, se recomienda obtener el informe en PDF debido a que es más visual y adecuado.
Dado que el tiempo de incorporación no debe superar los 7 días, es importante emitir este listado semanalmente.
El proceso de incorporación de nuevos/as voluntarios/as se ha agilizado a través del Sistema de Gestión Simplificado, que persigue que su incorporación a la actividad se realice en un plazo no superior a cinco días.
El voluntariado de nueva incorporación recibe acceso a su Kit de Bienvenida Voluntaria en el que tiene a su disposición toda la información institucional y relevante para sus primeros pasos y para el desarrollo de su acción voluntaria.
Así mismo en este kit, se recalcan y favorecen informaciones e instrucciones, presentadas en formato infografía descargable, para el acceso al Área privada/APP Cruz Roja, la formación, los recursos para su cuidado y bienestar, o para cumplimentar el perfilado.
Cada nueva incorporación, cuenta con el Voluntario/a tutor/a. Se trata de una figura de apoyo que, siendo otra persona voluntaria activa en la actividad, establezca durante un periodo inicial el contacto para resolver las posibles dudas que se le puedan presentar a la persona recién incorporada y le acompañe durante los primeros momentos hasta consolidar contacto con la persona referente de actividad. Las personas que ejercen como voluntarias tutoras tienen a su disposición formación específica a tal efecto, material y herramientas para realizar su labor. Esta figura se integra en el equipo de gestión del voluntariado.
Tanto la figura del voluntariado tutor/a como la del/la referente del área de voluntariado local/comarcal, cobran relevancia en el acompañamiento inicial y la transmisión de elementos clave como el código de conducta, los principios de Cruz Roja o los derechos y deberes del voluntariado.